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工作中应该如何使用企业邮箱?

发布时间:2020-05-10 15:55:53 作者:华夏云邮 浏览:1088

华夏云邮是一款为解决各类企业邮件应用、办公自动化而研发的智能邮件系统,将即时通讯、企业邮件、网络传真、短信等目前企业中最常用的通信服务相互打通,为企业提高效率节约成本。

华夏云邮(东橙品牌)成立于1999年,是国内知名的互联网基础应用服务提供商。公司总部位于中国青岛,十多年来,华夏云邮为超过80万家企事业单位提供了全方位、多层面的互联网应用服务和解决方案。在域名注册、虚拟 主机、企业邮箱、企业通讯、企业建站(PC建站、手机建站、微信建站)、APP开发和移动营销服务等领域取得了卓越的成就。

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工作中,邮件是员工之间的正式沟通工具,非正式场合一般都会使用微信,相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好,如何正确使用邮件,避免因邮件沟通造成的一些问题,提高我们的工作效率。从以下几点来解析邮件的规范使用:

工作中应该如何使用企业邮箱?
一、收件人、抄送人:

1、收件人,是必须要看和处理的人,并给予发件人反馈;

2、抄送人,是知晓者,不需要对这封邮件进行回复。

二、邮件格式:

1、称呼,对待不同的人要有不同的称呼,要做到尊敬、礼貌,工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词,要正式规范;

2、落款,一般工作邮件中都会设置好自己的签名,包含自己的姓名、部门、联系方式,都会显示在邮件最下方,以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。

三、邮件名称:

1、邮件名称要简明扼要,让收件人一目了然,知晓事情原委;

2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号,这样收到的人就会优先处理。

四、邮件正文:

1、正文主要是描述事件始末,用词要正式,不要使用口头用语,尽量条理清晰,简明扼要,核心意思明确;

2、标点符号的使用上,少用感叹号,尤其是连用几个感叹号,会给人压迫感,感叹号是加重语气的,加强事件紧急性的,一般情况下慎用。

五、发送邮件的目的:

1、向上级汇报工作进度的,需要有几个信息:事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度,最后这件事情达到什么样的效果,或者是造成什么样的影响;

2、向上级询问某件工作的解决办法,除了描述清楚事情原委外,对于问题,需要自己先想好多个解决办法,再寻求领导的意见,而不是把问题直接抛给领导来做决定;

3、需要其他同事协助并给予反馈的,需更加谨慎,言语中尽量避免指责对方,或者推脱责任,要用中立的态度描述始末,不能给对方留下把柄。需要得到反馈的,在邮件中要表明应反馈的时间节点,这样收件人也可以根据时间来给你反馈,避免了无限期的等下去;

4、对于非总结性邮件,都需要后续追踪事件发展的进度,及时的在每个节点,或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明,这样做事才是有始有终。

六、邮件归档:

1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除,释放邮件内存,方便查找;

2、工作时间越久,会累计很多邮件,可以在收件箱里按照不同的工作性质,将邮件进行分类整理,使用不同的文件夹进行归纳,有利于事后查找。

掌握了使用工作邮件的技巧,我们就可以在工作中减少很多无效沟通,更好的做到权责分明,也避免了同事之间的个别纠缠,事半功倍。

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